Compte rendu de la réunion du Conseil d’administration du RCDR

Le Conseil d’administration s’est réuni par téléconférence le 18 novembre 2011 pour traiter des questions pressantes.

Les bureaux du RCDR
Au cours de l’année écoulée, le RCDR a exploré diverses options visant à réduire les coûts des locaux loués de l’organisme en réponse aux contraintes financières courantes. À l’occasion de cette réunion, le Conseil a examiné plusieurs possibilités de réinstallation des bureaux administratifs du RCDR dans des locaux plus petits et plus rentables, et a procédé à une analyse détaillée des retombées financières en espèces et autres (p. ex., amortissement, etc.) et des risques associés à chaque option. Les délibérations du Conseil étaient par ailleurs éclairées par les commentaires et recommandations du Comité des finances et de la vérification qui s’était réuni juste avant la réunion du Conseil pour examiner toutes les options, tous les coûts et tous les risques et autres responsabilités.

À l’issue de la discussion, le Conseil a approuvé la ligne de conduite recommandée par la direction :

• le RCDR acceptera l’offre reçue d’un autre organisme visant à sous-louer les locaux actuels pour le reste du bail (jusqu’au 31 octobre 2017),
• à compter du 1er janvier 2012, le RCDR déménagera dans des locaux dont la surface réduite et les coûts intérieurs par pied carré généreront à l’avenir pour le RCDR une économie de 40 % sur ses coûts de location d’espace de bureaux.

En dépit de frais uniques associés au déménagement, l’option choisie se révèle moins onéreuse en matière de déménagement et de transformation de l’espace, et présente un risque minimum d’interruption aux services du RCDR.De plus amples détails seront communiqués une fois que les ententes formelles auront été mises en place avec toutes les parties.

Rétroaction et évaluation relatives à l’AGA de 2011
Le Conseil a reçu un rapport sommaire de l’assemblée générale annuelle de 2011 portant sur les inscriptions, l’évaluation, les photos et les vidéos disponibles à l’issue de la réception des membres et de la présentation des prix et du budget.

Le programme de l’AGA, dont le thème était « Collaborer pour se surpasser : notre raison d’être » a attiré une forte participation et suscité des commentaires très favorables. Quelque 102 participants s’étaient inscrits en personne et en ligne, outre un chiffre record de 58 membres avec droit de vote présents en personne ou par procuration lors de la réunion administrative.

Les participants à l’AGA se sont dits très satisfaits de la nouvelle approche multiorganisationnelle adoptée, de l’accent accru sur les programmes et l’accessibilité en français grâce à l’interprétation simultanée, du niveau de soutien administratif avant et pendant la réunion, ainsi que de l’équilibre des programmes et des occasions de réseautage. Le budget alloué à l’AGA a été respecté. Veuillez vous rendre sur le site Web du RCDR pour consulter les résumés, les photos et les vidéos relatifs à cet événement.

Lieu et dates de l’AGA 2012
Le RCDR applique une pratique de roulement entre les différents lieux d’accueil de son assemblée générale annuelle, parmi les quatre régions que compte l’organisme. Les AGA de 2010 et de 2011 s’étant tenues à Winnipeg (région de l’Ouest) et Gatineau (Québec), le Conseil a approuvé la recommandation visant à organiser l’AGA de 2012 à Halifax (région de l’Atlantique) du 2 au 4 octobre 2012. Le RCDR et le Conseil des bibliothèques universitaires de l’Atlantique (CAUL-CBUA) œuvreront ensemble autour de la planification et de la logistique de cette réunion.

Mise en œuvre de la nouvelle structure de gouvernance
Le Conseil a reçu de nouvelles données sur la mise en œuvre de la nouvelle structure du Conseil, assortie d’un calendrier révisé des appels de candidatures (novembre et décembre 2011) et de l’élection (janvier 2012). Les membres actuels et nouvellement élus du Conseil se réuniront à Ottawa le 3 février 2012 pour un transfert des responsabilités en bonne et due forme.

Procès-verbal
Le procès-verbal de la réunion du 4 octobre 2011 est à présent disponible.